Por fim, o despacho do Secretário de Estado dos Assuntos Fiscais veio também flexibilizar a implementação de algumas funcionalidades relacionadas com o tema da faturação eletrónica.

Isto porque as faturas em PDF serão agora aceites como faturas eletrónicas para todos os efeitos previstos na lei até ao final de 2023.

Resumindo: a obrigatoriedade de implementação da Assinatura Digital Qualificada nas faturas enviadas em PDF foi adiada para 2024, uma vez que as faturas PDF continuarão a ser consideradas faturas eletrónicas pela Autoridade Tributária até 31 de dezembro de 2023.

Update junho 2022: Através de um despacho do Secretário de Estado dos Assuntos Fiscais, o Governo adiou novamente a data até à qual as faturas em PDF são consideradas faturas eletrónicas para todos os efeitos previstos na legislação fiscal até 31 de dezembro de 2022. Desta forma, a Assinatura Digital Qualificada é, consequentemente, outra das obrigações fiscais que fica assim adiada para o início de 2023.

 
Com o objetivo de mitigar os efeitos da pandemia para as empresas, o Executivo voltou a adiar a obrigatoriedade de implementação da faturação eletrónica, para negócios que faturem a entidades públicas, para empresas abrangidas por contratos públicos ou para negócios de grande volume, por mais três meses.

As faturas enviadas em PDF serão assim aceites como faturas eletrónicas até ao final do próximo mês de junho, como reflete o Despacho N.º 72/2021-XXII, assinado pelo Secretário de Estado Adjunto dos Assuntos Fiscais.

Autenticidade da Emissão de Faturas por via eletrónicaPara além das faturas em papel, essas empresas poderão assim emitir faturas eletrónicas, mas terão de cumprir alguns requisitos, como a utilização de um programa certificado, de que é exemplo os nossos softwares gestão SAGE, Zonesoft e Eticadata

Adicionalmente, segundo o Despacho-Lei n.º 28/2019, que procede à regulamentação das obrigações relativas ao processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, no que toca à emissão de faturas por via eletrónica, foi estabelecido que apenas se considera “garantida a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo dos documentos emitidos por via eletrónica se adotado um dos seguintes procedimentos”:

 - Aposição de uma assinatura eletrónica qualificada;
 - Aposição de um selo eletrónico qualificado;
 - Utilização de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados (EDI Europeu)

O que é então a Assinatura Digital?
Trata-se de uma assinatura digital, que só pode ser emitida por uma entidade credenciada para o efeito, que permite confirmar a autenticidade da assinatura que consta num documento digital, ou seja, identifica a empresa que é responsável pela emissão do documento.

A aposição de uma assinatura digital a um documento, por vontade própria, garante o seu valor probatório perante a lei, ao mesmo tempo que garante a integridade dos dados contidos nesse mesmo documento.

Quais os documentos que deverão ter Assinatura Digital?
De acordo com a regulamentação criada, devem ser assinadas as faturas e os demais documentos fiscalmente relevantes (recibos, guias de transporte) enviados por email ou por outra via eletrónica, seja em formato PDF, seja em formato XML/EDI.

Qual a diferença entre a Assinatura Digital e o Selo Qualificado?
Na prática, os dois mecanismos irão cumprir o mesmo objetivo de autenticação. Enquanto a assinatura digital conterá informação da pessoa que está a assinar (o diretor financeiro da empresa, por exemplo), o selo eletrónico terá apenas informação encriptada que irá identificar a empresa.

Qual a diferença entre Assinatura Eletrónica Qualificada e Assinatura Digital Qualificada?
Nenhuma, são exatamente a mesma coisa. Apesar de “Assinatura Eletrónica Qualificada” ser o termo oficial, legislado pelo Governo no Despacho-Lei n.º 28/2019, a expressão “Assinatura Digital Qualificada” tem sido mais utilizada no mercado de forma a distinguir esta assinatura da faturação eletrónica, e evitar assim qualquer mal-entendido.