Um pedido que precisa de aprovação, uma tarefa que passa de pessoa para pessoa, um aviso quando algo fica parado — desenhamos o processo num editor visual e o Megorix trata de o seguir.
Um registo criado, alterado ou apagado — com condições, se só interessar em certos casos —, ou um botão na página do registo, quando é uma pessoa a decidir o momento.
Condições que escolhem o caminho, aprovações, ações sobre os dados, notificações e esperas. Para casos maiores há ainda ciclos, passos em paralelo, sub-workflows e um passo que cancela o processo.
Muda campos do registo ou de outro, cria registos novos, chama a API de outro sistema, gera um PDF a partir de um modelo ou corre um script do servidor.
Um passo de espera segura o processo durante umas horas, até um dia fixo ou até à data guardada num campo — o fim de uma garantia, o dia de uma visita.
O separador de testes corre o workflow sobre um registo real ou dados de exemplo sem gravar, enviar ou chamar nada, e para em cada aprovação para escolher a resposta e ver por onde segue.
Depois de ativo, cada execução fica listada com o passo em que está à espera; na página do registo, um bloco mostra o caminho já percorrido.
Quem aprova pode ser uma pessoa concreta, qualquer pessoa com uma função — a direção financeira, por exemplo — ou o utilizador indicado num campo do próprio registo, como o responsável do projeto. O pedido chega às notificações do Megorix, onde se aprova ou rejeita; para rejeitar pede-se um comentário, e fica registado quem decidiu e o que escreveu.
Por defeito, ninguém aprova um pedido feito por si próprio. Uma rejeição pode terminar o processo ou seguir um caminho próprio, como devolver o pedido a quem o fez.
Cada aprovação pode ter um prazo em horas. Esgotado o prazo, o workflow faz o que ficou definido: aprova, rejeita, passa a decisão a outra pessoa ou lembra quem tem de responder.
Construção. Uma compra de material acima de um valor passa pela aprovação do diretor de obra antes de seguir para o fornecedor; abaixo desse valor, segue logo.
Software para construção civilImobiliário. Uma proposta de compra vai à validação da direção da agência e, aprovada, gera o PDF da proposta a partir do modelo e guarda-o no registo do imóvel.
Software para imobiliáriasOficinas. Quando a ordem de reparação passa a pronta, o cliente recebe um email e o responsável da oficina é avisado na aplicação, para combinar a entrega.
Software para oficinas automóveisFormação. Uma inscrição feita online passa por uma condição: com o pagamento confirmado, cria a matrícula na turma e avisa o formador; sem ele, a secretaria recebe o aviso para tratar.
Software para centros de formaçãoUma regra resolve o que é imediato: quando um registo muda, preenche um campo, manda um email ou recusa uma gravação errada. Um workflow serve quando o processo tem etapas, alguém que decide ou tempo de espera pelo meio. Um script fica para a lógica que não cabe em nenhum dos dois — e o workflow pode chamá-lo como um dos seus passos.
Quer ver isto aplicado ao seu processo?
Isto faz parte do Megorix, a plataforma de gestão que a MegaPC desenvolve e mantém. Aqui contamos como a usamos no sistema da sua empresa; no megorix.com está a apresentação do próprio produto.
Com o construtor de workflows do Megorix: cada aprovação é um passo num editor visual, com quem aprova e o que acontece a seguir. Desenhamo-las consigo durante a implementação.
Enviam. Um passo de notificação avisa por email ou na própria aplicação, e os pedidos de aprovação chegam às notificações de quem aprova — ninguém tem de perguntar em que ponto está um pedido.
Pode. As condições e ramificações escolhem o caminho a partir dos dados do registo — por exemplo, um pedido acima de um certo valor passa por mais uma aprovação.
Uma pessoa concreta, qualquer pessoa com uma determinada função ou o utilizador indicado num campo do registo. Por defeito, quem fez o pedido não o pode aprovar.
O que ficar definido no prazo da aprovação: o pedido é aprovado ou rejeitado automaticamente, passa para outra pessoa decidir, ou quem tem de aprovar recebe um lembrete.
Pode. Um passo de espera segura o processo durante um número de horas, até um dia fixo ou até à data guardada num campo do registo, e depois continua sozinho.
Consegue. Cada execução aparece na lista do workflow com o passo em que está parada, e a página do registo pode mostrar o caminho que o pedido já fez.
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