Depois de emitida, uma fatura não pode mudar sem deixar rasto. O Megorix garante-o no próprio sistema, e não apenas com regras internas que alguém tem de cumprir.
A GeBüV é o diploma suíço sobre a manutenção e a conservação dos livros de contas. Uma das suas exigências é a integridade: os registos têm de ser guardados de maneira a não poderem ser alterados sem que isso se note.
O Código das Obrigações, por seu lado, manda guardar os livros e os documentos que os suportam — as faturas incluídas — durante dez anos.
No Megorix, a integridade não depende de alguém seguir um procedimento: o bloqueio é técnico, as correções passam por notas de crédito ligadas ao original e o histórico mostra cada mudança de estado, em vez de ser uma revisão fiscal a reconstruir o que aconteceu.
Enquanto é rascunho, a fatura acompanha as fichas: se a morada do cliente mudar, muda com ela. Quando é emitida, o Megorix copia para dentro do documento tudo aquilo de que ele depende — e, daí em diante, a fatura deixa de olhar para as fichas.
O art. 4 da GeBüV pede que a organização, as responsabilidades, os procedimentos e os meios técnicos usados na contabilidade fiquem descritos em instruções de trabalho — com o detalhe que a dimensão do negócio justificar —, para que os livros e os documentos se possam compreender e verificar. Em alemão, é a Verfahrensdokumentation.
O módulo de faturação suíça do Megorix já traz essa descrição para a parte da faturação, em alemão e com versão em português: o âmbito, a numeração, a emissão, o conteúdo de cada fatura, as moedas, o IVA e a conservação. Faz parte do módulo e, quando o processo muda, a versão anterior fica guardada.
Ao lado dela ficam os registos técnicos: cada alteração guarda quem a fez e quando, esse histórico é conservado durante dez anos, e o bloqueio das faturas emitidas aplica-se a qualquer via de escrita — o ecrã, a API, uma importação, uma integração ou uma automação.
Quer ver a faturação suíça com os dados da sua empresa?
A faturação suíça faz parte do Megorix, a plataforma de gestão que a MegaPC desenvolve e mantém. Aqui explicamos, em português, como funciona na sua empresa; no megorix.com está a apresentação do produto.
O Megorix foi feito para isso: tranca no servidor o conteúdo de cada fatura emitida, não a deixa apagar e guarda o histórico de alterações durante dez anos — o procedimento técnico de integridade que a GeBüV pede.
Tornando-o impossível: no Megorix, depois de emitida, a fatura só muda de estado. Para corrigir um valor, emite-se uma nota de crédito.
O próprio sistema: a regra que tranca a fatura corre no servidor em cada gravação, seja pelo ecrã, pela API, por uma importação ou por uma automação, e recusa qualquer alteração ao conteúdo de um documento emitido.
Não. A GeBüV pede um procedimento técnico que garanta a integridade e a possibilidade de verificar os registos, e dá a assinatura digital apenas como exemplo. No Megorix, esse procedimento é o bloqueio do documento emitido, com o histórico de alterações guardado.
Dez anos, contados a partir do fim do exercício (art. 958f do Código das Obrigações); a lei do IVA pede o mesmo prazo para os documentos que suportam a declaração (art. 70 da MWSTG). No Megorix, uma fatura emitida não se pode apagar, e o histórico de alterações fica guardado dez anos.
É a descrição escrita de como a empresa cria e guarda os seus registos contabilísticos — quem é responsável, que passos se seguem, que programas se usam —, pedida pelo art. 4 da GeBüV. O módulo de faturação suíça do Megorix inclui a da faturação, em alemão e em português.
Não. Em rascunho, edita-se à vontade. O bloqueio começa na emissão, e só depois de o sistema confirmar que a fatura tem linhas, que os totais batem certo com elas e que os dados do emissor estão válidos.
Não. Na emissão, o nome, a morada e o número fiscal do cliente ficam copiados para a fatura, tal como o IBAN; uma alteração posterior na ficha só conta para as faturas seguintes.
O resto da faturação suíça
Cada funcionalidade tem a sua página; o hub junta-as todas, com o vídeo de cada uma.
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